業務をクラウド化すると何から始める？

「全部一気に」ではなく「一つずつ」が鉄則

クラウド化のコツは、欲張らないことです。「便利そうだから」と一度にすべての業務を変えようとすると、覚えることが多すぎて現場が混乱してしまいます。

大切なのは、「今の業務を止めずに、一つずつ置き換えていく」こと。
このページでは、比較的導入のハードルが低く、かつ効果を実感しやすい「おすすめの順番」をご提案します。

初心者におすすめの「3つのステップ」

ここでは導入しやすい順として「勤怠」「問い合わせ」「請求書」の3つを紹介しますが、必ずしもこの通りにする必要はありません。
ご自身の事業で「今、一番困っている業務」があれば、そこから始めるのが良い選択肢です。あくまで一つの目安としてご覧ください。

ステップ1：勤怠管理（タイムカード）

――「一番早く“楽になった”を実感しやすい業務」

なぜ最初におすすめなのか

従業員がいる場合、勤怠管理は毎日必ず発生する業務です。頻度が高い分、「楽になった！」という効果を全員がすぐに実感しやすいのが特徴です。また、他の業務に比べて複雑な設定が少なく、スマホさえあれば始められる手軽さも魅力です。

導入のしやすさ

• 専用の機械を買わなくても、手持ちのスマホやタブレットで始められる
• 「出勤」「退勤」ボタンを押すだけなので、従業員への説明が簡単

得られる変化

• 月末にタイムカードを集めてExcelに入力する作業が大幅に減る
• 「計算ミスがないか」をチェックする心理的負担が軽減される

→ 【一例】「スマレジ・タイムカード」で勤怠管理がどう変わるか見る

ステップ2：問い合わせ管理（メール）

――「対応漏れの不安から解放される業務」

なぜ次におすすめなのか

お客様からの問い合わせ対応は、ミスが許されないプレッシャーのかかる業務です。件数が増えてくると、個人のメールソフトでの管理には限界が来ます。ここをクラウド化することで、「対応漏れ」という大きな不安から解放されることが期待できます。

導入のしやすさ

• 今使っているメールアドレスをそのまま使える場合が多い
• プログラミング知識がなくても、問い合わせフォームが作れる

得られる変化

• 「あのメール返したっけ？」と履歴を探す時間を省ける
• チーム内で「誰が対応中か」が一目でわかるようになる

→ 【一例】「formrun」で問い合わせ対応がどう変わるか見る

ステップ3：請求書作成

――「事務作業の重さが一気に減る業務」

なぜ最後におすすめなのか

お金に関わる業務なので、変えることに慎重になる方も多いでしょう。そのため、他のツールでクラウドに慣れてから取り組むのが安心です。ただし、導入すれば「郵送の手間」や「法改正対応」から解放されるため、事務作業の削減効果は非常に大きいです。

導入のしやすさ

• 用意されたテンプレートに入力するだけなので、Excelより簡単
• 作成したデータをそのままメール送信や郵送代行に回せる

得られる変化

• 「印刷・封入・投函」のために作業を中断しなくて済むようになる
• インボイス制度などの法改正対応をツールに任せられる

→ 【一例】「Misoca」で請求業務がどう変わるか見る

まとめ：迷ったら「一番困っていること」から

ここまでおすすめの順番をご紹介しましたが、これはあくまで一つの「型」です。
もしあなたが「請求書作成が一番のストレスだ」と感じているなら、ステップ1や2を飛ばして、請求書から始めても全く問題ありません。

クラウドツールは、あなたの仕事を楽にするための「道具」です。
「まずは無料で試してみて、合わなければやめる」。それくらいの軽い気持ちで、まずは一番困っている業務から、小さく試してみてください。