問い合わせ対応をメールで続ける限界｜formrunで何が変わる？

そもそも「formrun（フォームラン）」とは？

formrunは、一言で言えば「フォーム作成ツール」と「問い合わせ管理ツール」のいいとこ取りをしたサービスです。

通常、Webサイトにフォームを設置するには専門知識が必要ですし、届いた問い合わせはメールソフトで管理するのが一般的です。
formrunは、その「フォームを作る機能」と、届いた内容を「チームで管理・返信する機能」がセットになっています。「Googleフォームの手軽さ」に「メールソフトの管理機能」が加わったもの、とイメージすると分かりやすいかもしれません。

「新しいツールは設定が難しそう」と不安に思う方も多いですが、formrunは専門知識がなくても触りながら理解できる設計になっています。

なぜ「メール管理」のままではいけないのか

「メールで受信して、メールで返す」。最初はそれで十分でも、問い合わせの数や関わるメンバーが増えるにつれて、メール管理には限界が訪れます。

1. 「誰が対応中か」が見えないリスク

メールソフトでは、受信トレイにあるメールが「対応済み」なのか「対応中」なのか、一目では分かりません。
その結果、「誰も返信していない（対応漏れ）」や「二人が同時に返信してしまった（二重対応）」といったミスが発生しやすくなります。

2. 情報共有の属人化

担当者の個人メールアドレスでやり取りしていると、その人が休んだり退職したりした際に、過去の経緯が分からなくなります。
CCに入れ忘れるだけで情報はブラックボックス化し、「あの件どうなった？」と確認する手間が増え続けます。

3. フォーム修正のハードル

「項目の文言を少し変えたい」だけなのに、制作会社や社内のエンジニアに依頼しなければならない……。
フォーム自体が扱いづらいと、改善のスピードが落ち、結果として顧客への対応品質も下がってしまいます。

formrun導入で、現場の何が変わるのか

では、formrunを導入することで、現場の業務はどう変わるのでしょうか。機能そのものではなく、「結果として何が期待できるか」という視点で解説します。

1. 「カンバン方式」で対応漏れの不安を減らせる

formrun最大の特徴は、問い合わせをカード形式で表示し、「未対応」「対応中」「完了」といったステータスごとに並べる「カンバン画面」です。
画面を見るだけで状況が把握できるため、「あのメール返したっけ？」と履歴を漁る手間を減らせます。この「常に気にし続けなくていい」という状態は、業務ストレスの軽減に役立つでしょう。

2. エンジニアに頼らず、自分たちでフォーム修正が完結する

クリック操作だけで、デザイン性の高いフォームを作成・設置できます。
「アンケート項目を追加したい」「年末年始の案内を入れたい」といった時も、エンジニアの手を借りずに、担当者がその場ですぐに修正・公開できるようになります。

3. 属人化が解消され、誰でも対応状況がわかるようになる

届いた問い合わせへの返信や、社内でのメモ書き（コメント）は、すべてformrun上で完結・共有されます。
誰がいつどんな対応をしたかが記録に残るため、担当者が不在でも他のメンバーがスムーズに引き継ぐことができます。特定の担当者しか状況が分からない、というリスクを回避しやすくなります。

料金プランと導入のハードル

formrunには、期間制限なくずっと無料で使える「FREEプラン」があります。作成できるフォーム数が1個までという制限はありますが、使い勝手やチームに合うかを確認するには十分です。

※料金やプラン内容は変更される可能性があるため、最新の情報は公式サイトでご確認ください。

formrunが向いているケース、向いていないケース

• メールでの問い合わせ管理に限界を感じている：対応漏れや二重対応をシステムで防ぎたい場合に適しています。
• エンジニアがいない、またはリソースが足りない：自分たちでフォームを自由に作成・運用したいチームにフィットします。
• 複数人で問い合わせ対応を行っている：誰が何をしているかを可視化し、チームワークを向上させたい場合におすすめです。

一方で、「問い合わせが月に数件程度で、個人メールで十分管理できている」という場合や、「すでに専用のチケット管理システム（Zendeskなど）を導入済み」という場合は、無理に導入する必要はありません。
また、超大規模なコールセンター業務など、複雑なワークフローが必要な場合には機能が不足する可能性があります。現状の運用で困っていないのであれば、急いで導入する必要はないでしょう。

まとめ：まずは「無料」で、自分たちの運用に合うか確認を

問い合わせ対応は、顧客との信頼関係を築く大切な接点です。しかし、その管理作業自体に時間を取られ、肝心の返信内容がおろそかになっては本末転倒です。

formrunは、管理の手間を減らし、チームが本来の「丁寧な対応」に集中するための選択肢の一つです。
いきなり有料プランを契約する必要はありません。まずは無料プランでフォームを一つ作り、「カンバン画面での管理でどれだけ気持ちが楽になるか」を体験してみてください。大切なのは、あなたのチームの業務フローに合うかどうかです。